3 Zeitfresser im Shopfloor - und wie Sie sie erkennen

Trotzdem bleibt in vielen Unternehmen das größte Potenzial zur Effizienzsteigerung verborgen – nicht im Maschinenpark, sondern im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. In zahlreichen Projekten sehen wir: Zeitverluste entstehen nicht durch einzelne Fehler, sondern durch systemische Ineffizienzen. Oft unbemerkt – aber mit hoher Wirkung auf Durchlaufzeiten, Liefertreue und Kosten.

Hier sind drei der häufigsten Zeitfresser – und wie Sie sie identifizieren können:

1. Versteckte Wartezeiten - die stille Verschwendung

Warten auf Material, Entscheidungen oder Informationen gehört für viele Teams zum Tagesgeschäft. Im Lean Management zählen solche Wartezeiten zur Kategorie „Muda“ – eine der sieben klassischen Verschwendungsarten nach Toyota.

Typische Ursachen:

• Fehlende Materialverfügbarkeit
• Unklare Entscheidungswege
• Störungen im Prozessfluss (z. B. durch Instandhaltung oder Rüstvorgänge)

Wie erkennt man die Schwachstellen?

Shopfloor-Walks mit gezielter Beobachtung.
Ein Berater oder Führungskraft geht strukturiert durch die Produktion, beobachtet die Abläufe direkt vor Ort – mit einem klaren Fokus (z. B. Wartezeiten, Wege, Stillstände). Das Ziel ist Schwachstellen sichtbar machen, die in Berichten nicht auftauchen – z. B. kleine Unterbrechungen, die sich summieren.

Zeitaufnahmen– schnell & praxisnah ohne Systemvoraussetzung
Anstelle von MES-Daten setzen wir auf strukturierte Zeitaufnahmen direkt vor Ort. Unsere IPIC-Methodik z.B. basiert auf bewährten Standards (REFA, MTM), ist aber deutlich schlanker und praxistauglicher. Wir beobachten und messen reale Tätigkeiten (z. B. Rüsten, Montieren, Wege, Warten) über definierte Zeiträume. Durch Wiederholungen und Kategorien (Wertschöpfung vs. Verschwendung) entsteht ein klares Bild: Wo geht Zeit verloren, wo steckt Potenzial?
Der Vorteil liegt in direkt umsetzbaren Maßnahmen, kein Theoriepapier.

Multimomentanalysen – Datenbasierte Transparenz am Ort des Geschehens
Mit der Methode der Multimomentaufnahme erfasst man systematisch, womit Mitarbeitende ihre Zeit wirklich verbringen. Statt Einzelmeinungen entsteht ein objektives Bild über typische Zeitmuster – und wo der größte Hebel zur Verbesserung liegt. Hier liegt der qualitative Unterschied zu Interviews oder Tätigkeitsanalysen, die eine subjektive Wahrnehmung beinhalten. Diese umfassen wertschöpfende Tätigkeiten, unterstützende Tätigkeiten und Blindzeiten (Warten, Suchen etc.) und liefern klar messbare Ergebnisse zur Optimierung.

2. Informationsdefizite - wenn Kommunikation zum Engpass wird

In der Theorie sind Prozesse klar geregelt – in der Praxis aber scheitern viele Abläufe an fehlender oder inkonsistenter Information. Das betrifft operative Rückmeldungen ebenso wie Schichtübergaben oder kurzfristige Änderungen im Produktionsplan.

Typische Ursachen:
Entscheidungen werden verzögert oder auf Basis veralteter Daten getroffen. Die Fehlerwahrscheinlichkeit steigt – ebenso wie die Reaktionszeit.

Lösungsansätze

Ablaufanalysen & Schnittstellenklärung
Mit einer Ablaufanalyse analysiert man  gezielt Informations- und Kommunikationsflüsse zwischen Abteilungen, Rollen und Systemen. Ziel ist es, Prozesse nicht nur zu dokumentieren – sondern Entscheidungs- und Informationsbrüche aufzudecken.
Unser Team nutzt in der Beratung oftmals den Ansatz „Aufnahme der Soll-/Ist-Prozesse (mit Swimlane-Diagramm, SIPOC“ zur Identifikation typischer Engpässe: „Wo stockt die Kommunikation?“, sowie die Analyse von Wiederholungen, Rückfragen, Fehlstarts und leitet davon klare Verbesserungsvorschläge (z. B. Rollenklärung, Standards, Schnittstellenvereinbarungen) ab.

Prozessdokumentation
Ein häufiger Grund für Kommunikationsprobleme ist fehlende Klarheit über Zuständigkeiten. Eine klare Struktur in Abläufe – mit klar dokumentierten Prozessschritten „Wer ist verantwortlich, wer wird informiert“ ist u.a. entscheidend für die Prozessoptimierung. In unserer Beratung setzen wir REFA-Methoden wie die Tätigkeitssanalysen gezielt ein, um Kommunikationsbrüche, Mehrfacharbeit und Informationsverluste sichtbar zu machen – und dauerhaft zu beseitigen.

3. unnötige Wege und Bewegungen - ineffiziente Mikroabläufe

Wenn Mitarbeitende regelmäßig Werkzeuge suchen oder Materialien mehrfach transportieren müssen, liegt oft eine suboptimale Arbeitsplatzgestaltung vor.
Laut REFA-Methodenlehre können Weg- und Greifzeiten bis zu 40 % der Nettoarbeitszeit ausmachen – je nach Layout sogar mehr.

Identifikation:

• Spaghetti-Diagramme zur Wegeanalyse
• Zeitaufnahmen (REFA oder MTM-basiert)
• 5S-Audits zur Arbeitsplatzstruktur

Fazit: Kleine Ursachen – große Wirkung

Zeitfresser im Shopfloor sind kein Zeichen von persönlichem Versagen, sondern Hinweise auf systemische Schwächen im Ablauf.  Sie lassen sich aber oft schnell und mit überschaubarem Aufwand erkennen – und gezielt beheben.

Den besten Erfolg erzielt man mit einem strukturierten Blick von außen, einem methodisch – u. praxisnahem Vorgehen sowie konkreten, umsetzbare Empfehlungen, die nicht in der Schublade landen.

Wir bei IPIC helfen Unternehmen, genau diese Zeitfresser sichtbar zu machen – mit klarer Methodik, viel Shopfloor-Erfahrung und direkt umsetzbaren Ergebnissen.
Interesse an einem ersten Austausch? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.