IM MAI 2025:
Verwaltungsprozesse digital und effizient gestalten
Ziel:
Reduktion von Bearbeitungszeiten und Verbesserung der Servicequalität im Bürgerservice durch Prozessanalyse und Digitalisierung ausgewählter Abläufe.
Ausgangssituation:
Die Stadtverwaltung einer mittelgroßen Kommune sah sich mit wachsendem Bürgeraufkommen und längeren Bearbeitungszeiten konfrontiert.
Insbesondere im Bereich Meldewesen und Antragsbearbeitung kam es zu Engpässen. Prozesse waren papierbasiert, personengebunden und nicht einheitlich dokumentiert. Die Mitarbeitenden arbeiteten engagiert, aber ohne klare Standards oder systematische Verbesserungsansätze.
Ansatz und Vorgehen:
In einem kombinierten Projekt aus Consulting und Training wurden zunächst die Ist-Prozesse gemeinsam mit den Mitarbeitenden analysiert (REFA-Prozessanalyse). Dabei wurden Zeitfresser, Medienbrüche und unnötige Schnittstellen sichtbar gemacht.
Anschließend wurde ein optimiertes Soll-Konzept entwickelt, das digitale Antragserfassung, standardisierte Rückmeldeprozesse und klare Verantwortlichkeiten beinhaltete. Parallel fanden praxisnahe Schulungen zur Prozessgestaltung und zum digitalen Arbeiten statt, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu sichern.
Ergebnisse:
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Reduktion der durchschnittlichen Bearbeitungszeit um 30 %
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Einführung eines digitalen Workflows für Standardanträge
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Verbesserung der Erreichbarkeit und Transparenz für Bürgerinnen und Bürger
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Deutlich erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen
Nutzen und Fazit:
Das Projekt hat gezeigt, wie durch eine gezielte Verbindung von Analyse, Neugestaltung und Qualifizierung auch in der öffentlichen Verwaltung spürbare Effizienzgewinne möglich sind – ohne zusätzliche Ressourcen, sondern durch intelligente Umgestaltung. Der Erfolg basiert vor allem auf der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden und dem Mut, gewohnte Abläufe zu hinterfragen.
♦ Nutzen auch Sie die Chance, Veränderung aktiv zu gestalten - gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden.
