Introduzione di un sistema di gestione della qualità in un’azienda produttrice di mobili per ufficio

Periodo del progetto: Giugno 2024 - Agosto 2024
Consulenti coinvolti: 1

Tipo di incarico

L’obiettivo del progetto consisteva nello sviluppo strutturato e l’implementazione di un sistema di gestione della qualità secondo uno standard qualitativo.

Approccio

Il progetto è stato realizzato in otto fasi:

Fase 1: Elaborazione della situazione attuale

Responsabile: Direzione, incaricati della gestione della qualità, responsabili delle aree, consulente esterno REFA

Attività: Raccolta di tutti i registri e i documenti disponibili in azienda necessari per la definizione degli obiettivi, la pianificazione, l’implementazione e il collaudo dei prodotti dell’azienda.

Fase 2: Motivazione e sensibilizzazione il personale

Responsabile: Direzione, dirigenti, responsabili delle aree, Consulente REFA esterno, docente REFA esterno

Attività:

• Informazioni tramite una riunione di lavoro
• Poster
• Giornale aziendale
• Valutazione del personale con tutti i partecipanti al progetto
• informazioni continue    

Fase 3: Definizione della visione, della strategia, delle linee guida e degli obiettivi

Responsabile: Direzione, dirigenti, consulente REFA esterno

Attività:

• Sviluppo della visione aziendale in base alla strategia aziendale e documentazione di obiettivi chiaramente comprensibili
• Comunicare, monitorare, correggere, migliorare e valutare questi obiettivi in riunioni regolari dei responsabili in modo comprensibile
• Definire le responsabilità e autorità chiare (organigramma)

Fase 4: Sviluppo di una mappa dei processi

Responsabile: Direzione, dirigenti, responsabili delle aree, dipendenti, moderatore REFA esterno

Attività:

• Sviluppo di una mappa dei processi dell’azienda con la classica struttura “processi di direzione”, Processi centrali, processi di supporto”
• Questo assicura e documenta l’interazione dei processi in azienda.

Fase 5: Sviluppare i processi, creare descrizioni dei processi

Responsabile: Proprietari dei processi designati, dipendenti, moderatore REFA esterno

Attività:

• Tutti i processi rappresentati nella mappa dei processi devono essere sviluppati e documentati con i contenuti “input, fase del processo, responsabilità, documentazione, output”.
• I problemi di interfaccia tra i processi devono essere discussi e risolti.
• Il proprietario del processo è responsabile del processo e del suo contenuto.
• Creazione delle istruzioni di lavoro necessarie, delle istruzioni di collaudo o delle liste di controllo

Generale: L’azienda è esclusivamente responsabile della presentazione e del numero di informazioni documentate o del formato IC.

Fase 6: Modifica del piano d’azione e dei miglioramenti

Responsabile: Tutti i dipendenti, moderatore REFA esterno

Attività:

• Preparazione di un piano d’azione e di miglioramento con analisi dei rischi e compiti, responsabilità e scadenze dettagliate

Fase 7: Esecuzione di audit interni

Responsabile: Auditor interni formati con conoscenze degli standard e specificità dell’azienda, dipendenti, auditor REFA esterno, docente REFA esterno

Attività:

• Esecuzione di audit interni secondo il piano di audit approvato

Fase 8: “Vita” del sistema installato

Responsabile: Tutti i dipendenti dell’azienda, consulente REFA esterno, auditor REFA esterno

Attività:

• Implementazione del sistema di gestione della qualità installato secondo la documentazione interna sulla base dello standard di qualità designato
• Esecuzione di audit e valutazione periodica della gestione della qualità per migliorare il sistema, la soddisfazione dei clienti, i prodotti e per motivare i dipendenti e raggiungere gli obiettivi dell’azienda     

Risultati

Queste fasi di implementazione sono state realizzate con gli strumenti sopra citati e con la partecipazione dei dipendenti, e sono state ripetutamente migliorate sotto la moderazione di un consulente e auditor REFA esterni.

L’azienda con 350 dipendenti ha ricevuto il certificato di qualità da una società di certificazione riconosciuta dopo 14 mesi, 250 riunioni di gruppo, 19 audit interni e un piano d’azione con oltre 140 miglioramenti.

Oggi questa azienda produce in base ai Processi  elaborati ed è sempre sicura di migliorare il sistema attraverso audit costanti e revisioni periodiche e documentate degli obiettivi. La qualità dei prodotti e dei processi è costantemente elevata e la soddisfazione dei clienti è aumentata in modo significativo. Tuttavia si individuano, discutono ed implementano sempre nuovi obiettivi di miglioramento.

L’innovazione non si è fermata, ma è cresciuta in modo sostenibile grazie alla collaborazione e alla responsabilità di tutti.