Einführung eines QM-Systems bei einem Büromöbelhersteller

Projektzeitraum: Juni 2024 – August 2024
Beteiligte Berater: 1

Aufgabenstellung

Die Zielsetzung des Projektes war der strukturierte Aufbau und die Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems gemäß einer Qualitätsnorm.

Vorgehensweise

Das Projekt wurde in acht Schritten durchgeführt:

1. Schritt: Ist-Zustand erarbeiten

Verantwortlich: Geschäftsführung, QM-Beauftragte, Verantwortliche der Bereiche, externer und zertifizierter Berater der REFA: Suisse Group

Aktivitäten: Sammlung aller im Betrieb vorhandenen Aufzeichnungen und Dokumente, die zur Zielfestlegung, Planung, Umsetzung und Prüfung der Produkte des Unternehmens notwendig sind.

2. Schritt: Mitarbeiter motivieren und sensibilisieren

Verantwortlich: Geschäftsführung, Führungskräfte, Verantwortliche der Bereiche, externe und zertifizierte Berater und Dozenten der REFA: Suisse Group

Aktivitäten:

• Informationen mittels Betriebsversammlung
• Plakate
• Unternehmenszeitung
• Mitarbeitergespräche mit allen Projektbeteiligten
• stetige Information    

3. Schritt: Vision, Strategie, Leitlinie, Ziele festlegen

Verantwortlich: Geschäftsführung, Führungskräfte, externer und zertifizierter Berater der REFA: Suisse Group

Aktivitäten:

• Entwicklung der Unternehmensvision entsprechend der Unternehmensstrategie und Dokumentation von klar nachvollziehbaren Zielen
• Diese Ziele in regelmäßigen Zusammenkünften der Verantwortlichen mitteilen, überwachen, korrigieren, verbessern und nachvollziehbar bewerten
• Festlegung von klaren Verantwortungen und Befugnissen (Organigramm)

4. Schritt: Erarbeitung einer Prozesslandkarte

Verantwortlich: Geschäftsführung, Führungskräfte, Verantwortliche der Bereiche, Mitarbeiter, externer Moderator mit Expertise in REFA-orientierten Methoden

Aktivitäten:

• Erarbeitung einer Prozesslandkarte des Unternehmens mit der klassischen Struktur "Führungsprozesse, Kernprozesse, unterstützende Prozesse"
• Dadurch ist die Wechselwirkung der Prozesse im Unternehmen gewährleistet und dokumentiert.

5. Schritt: Prozesse erarbeiten, Prozessbeschreibungen erstellen

Verantwortlich: Benannte Prozesseigner, Mitarbeiter, externer Moderator mit REFA-Methodenkompetenz

Aktivitäten:

• Alle in der Prozesslandschaft dargestellten Prozesse müssen mit den Inhalten „Input, Prozessschritt, Verantwortlichkeit, Dokumentation, Output“ erarbeitet und dokumentiert werden.
• Schnittstellenproblematik zwischen den Prozessen muss diskutiert und gelöst werden.
• Prozesseigner ist für den Prozess und dessen Inhalt verantwortlich.
• Erstellung von notwendigen Arbeitsanweisungen, Prüfanweisungen oder Checklisten

Allgemein: Die Darstellung und Anzahl der dokumentierten Informationen oder das CI-Format werden ausschließlich von dem Unternehmen festgelegt.

6. Schritt: Maßnahmenplan und Verbesserungen bearbeiten

Verantwortlich: Alle Mitarbeiter, externer Moderator mit REFA-Methodenkompetenz

Aktivitäten:

• Erstellung eines Maßnahmen- und Verbesserungsplans mit Risikoanalyse und detaillierten Aufgaben, Verantwortungen und Terminen
  
  

7. Schritt: Interne Audits durchführen>

Verantwortlich: Ausgebildete interne Auditoren mit normen- und unternehmensspezifischem Wissen, Mitarbeiter, Prozess-Auditor mit Erfahrung in REFA-orientierten Verfahren, Praxistrainer mit Spezialisierung auf REFA-basierte Ansätze

Aktivitäten:

• Durchführung von internen Audits gemäß freigegebenem Auditplan

8. Schritt: "Leben" des installierten Systems

Verantwortlich: Alle Unternehmensmitarbeiter, QM-Consultant mit Fokus auf REFA-Prinzipien, Methodenauditor mit Anwendungskompetenz in REFA-Systematik

Aktivitäten:

• Umsetzung des installierten QM-Systems gemäß interner Dokumentation auf der Basis der benannten Qualitätsnorm
• Durchführung von Audits sowie eine regelmäßige QM-Bewertung zur Verbesserung des Systems, der Kundenzufriedenheit, der Produkte und zur Motivation der Mitarbeiter sowie zum Erreichen der Unternehmensziele
       

Ergebnisse

Diese Umsetzungsschritte wurden mit den genannten Werkzeugen und unter Beteiligung der Mitarbeiter ausgeführt sowie unter der Moderation eines externen Experten mit REFA-Methodenkompetenz und Auditerfahrung kontinuierlich weiterentwickelt.

Das Unternehmen mit 350 Mitarbeitern erhielt nach 14 Monaten, nach 250 Teammeetings, nach 19 internen Audits und einem  Maßnahmenplan mit über 140 Verbesserungen das Qualitätszertifikat eines anerkannten Zertifizierungsunternehmens.

Heute produziert dieses Unternehmen nach den vorgegebenen, erarbeiteten Prozessen und ist stets sicher, das System durch konsequente Auditierung und regelmäßige, dokumentierte Zielüberprüfungen zu verbessern. Die Qualität von Produkten und Prozessen ist gleichbleibend hoch, die Kundenzufriedenheit ist deutlich gestiegen. Dennoch werden immer wieder neue Verbesserungen erkannt, diskutiert und umgesetzt.

Die Innovation ist nicht stehen geblieben, sondern durch die Mitarbeit und Verantwortung aller nachhaltig gestiegen.